通過rfid管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理,排架,借還等功能
來襲，對檔案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用 好”。要“管好”檔案文獻(xiàn)就是要建設(shè)能夠適應(yīng)智能信息化時代的智能檔案館，想“用好”檔 案文獻(xiàn)就是必須在大數(shù)據(jù)環(huán)境中建設(shè)以用戶為中心提供服務(wù)的檔案館。如果說檔案數(shù)據(jù)是“魚”， 以往檔案工作模式則相當(dāng)于“池塘捕魚”，在大數(shù)據(jù)時代，檔案部門面對的檔案數(shù)量規(guī)模大、 種類繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當(dāng)于“大海捕魚”。因而，智能檔案館 的建設(shè)就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù)，而檔案館要提供智能服務(wù)就要將 館舍、檔案、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)以及用戶統(tǒng)一在智能網(wǎng)絡(luò)中，達(dá)到有效挖掘、整合、利用各互動要素 產(chǎn)生的海里結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)目的。
RFID智能檔案管理系統(tǒng)
通常情況下，檔案館在實施 RFID 技術(shù)以后，在同樣的數(shù)目或更少的館員的情況下，檔案 館的資料管理質(zhì)量會大大地提高。目前，國內(nèi)已有多家省檔案館已經(jīng)實施 RFID 系統(tǒng)，并已經(jīng) 穩(wěn)定開始使用。國家電網(wǎng)、法院、工商、人才市場等單位也已經(jīng)在陸續(xù)試點過程中。未來，將 會有更多的 RFID 智能化檔案館進(jìn)入實施階段。國內(nèi)檔案館都存在管理能力不足的情況，歸納后大致有如下問題：檔案管理大多還是停留在目視管理的階段普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點工作展開；檔案館普遍對于實體檔案庫有無、位置等情況缺乏準(zhǔn)確把握；無從對于檔案是否在館等準(zhǔn)確了解，缺乏安全管理機(jī)制；檔案編目流程繁瑣低效、整理耗時長；檔案查閱耗時長，查閱準(zhǔn)確率難以達(dá)到要求； 檔案存放次序較易被打亂，一旦放錯，查找困難；檔案的盤點操作不科學(xué) 公共檔案利用率不高；檔案保密工作還是太多依靠人工，保密性差，風(fēng)險高；檔案防損工作落后，很多珍貴檔案損壞或流失；過期檔案管理滯后，過期檔案銷毀不及時；檔案流動管理混亂，丟失、斷檔頻繁發(fā)生
RFID 是RFID智能檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項目的核心技術(shù)，采用 RFID 射頻識別技術(shù)。RFID 射頻識別技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的核心基礎(chǔ)技術(shù)，該技術(shù)的原理是通過 RFID 發(fā)射器發(fā)射無線電波，激活 RFID 標(biāo)簽震蕩電路，產(chǎn)生電流，進(jìn)而對芯片中的存儲信息進(jìn)行讀寫的新一代標(biāo)簽身份識別技術(shù)，是面向21 世紀(jì)的新型實用技術(shù)，在技術(shù)應(yīng)用上，其承載信息量大、無需接觸式識別、可一次識讀多個標(biāo)簽、讀寫速度高的特點，越來越廣泛得到社會的認(rèn)可，并正在取代條形碼與磁條技術(shù)，相比條形碼與磁條技術(shù)而言，RFID 標(biāo)簽擁有絕對優(yōu)勢，對比如下：快速掃描，條形碼一次只能有一個條形碼受到掃描;RFID 讀寫器可同時辨識讀取數(shù)個RFID 標(biāo)簽。體積小型化、形狀多樣化：RFID 在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外，RFID 標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同產(chǎn)品。
抗污染能力和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID 對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損;RFID 卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID 標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除 RFID 卷標(biāo)內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。
穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下，RFID 能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼；數(shù)據(jù)的記憶容量大，一維條形碼的容量是 50Bytes，二維條形碼最大的容量可儲存 2至 3000 字符，RFID 最大的容量則有數(shù) MB，目前通用的 RFID 標(biāo)簽容量為 1K。隨著記憶載體的發(fā)展，數(shù)據(jù)容量也有不斷擴(kuò)大的趨勢。未來物品所需攜帶的信息量會越來越大，對卷標(biāo)所能擴(kuò)充容量的需求也相應(yīng)增加；安全性，由于 RFID 承載的是電子式信息，其數(shù)據(jù)內(nèi)容可經(jīng)由密碼保護(hù)，使其內(nèi)容不易被偽造及變造。
RFID智能檔案管理系統(tǒng)建設(shè)步驟，建設(shè)RFID智能檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境RFID智能檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行于檔案館的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之上，采用符合標(biāo)準(zhǔn) TCP/IP 協(xié)議的百兆以太網(wǎng)。相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)和檔案館 RFID 智能管理系統(tǒng)均運(yùn)行在這個內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，RFID 智能管理系統(tǒng)的各個終端設(shè)備是網(wǎng)絡(luò)上執(zhí)行不同任務(wù)的客戶終端。
除了標(biāo)準(zhǔn)的百兆以太網(wǎng)之外，由于 RFID 系統(tǒng)中使用了智能盤點車等設(shè)備，因此系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境建議采用有符合 802.1x 標(biāo)準(zhǔn)的無線網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，無線網(wǎng)絡(luò)的范圍需要覆蓋檔案館館藏的所處的物理空間位置同時檔案館管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也要接入互聯(lián)網(wǎng)。這樣檔案調(diào)撥人員可以在互聯(lián)網(wǎng)上完成查閱檔案、續(xù)借檔案等操作;并且，通過互聯(lián)網(wǎng)，可以對系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)程維護(hù)，并提供在線技術(shù)服務(wù)。
部署檔案館RFID智能檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備 ，RFID 硬件設(shè)備均采用 RFID 核心讀寫技術(shù)，并根據(jù)各自不同的功能需求實現(xiàn)相應(yīng)功能，這些設(shè)備包括：安全監(jiān)測門、館員工作站、移動式/便攜式館員助理(移動盤點車)、RFID 標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)設(shè)備、RFID 便攜式手持盤點機(jī)等。各個 RFID 終端設(shè)備均作為一個客戶終端接入系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。
RFID 應(yīng)用服務(wù)器平臺，實現(xiàn)RFID智能檔案管理系統(tǒng)設(shè)備及應(yīng)用系統(tǒng)的實時監(jiān)控RFID智能檔案管理系統(tǒng)采用了多個 RFID 系統(tǒng)設(shè)備，并集成了相應(yīng)檔案館管理系統(tǒng)、RFID 應(yīng)用軟件系統(tǒng)以及監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等系統(tǒng)。搭建 RFID 應(yīng)用服務(wù)器平臺，平臺將對 RFID 系統(tǒng)的各個終端設(shè)備進(jìn)行實時監(jiān)控管理，并對各個應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互進(jìn)行監(jiān)控管理。應(yīng)用服務(wù)器平臺實現(xiàn)了對各設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)及時狀態(tài)的查看，并實現(xiàn)了對歷史紀(jì)錄的報表和統(tǒng)計功能。
RFID 中間件技術(shù)搭建系統(tǒng)集成平臺，保障各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互通暢，檔案館RFID智能檔案管理系統(tǒng)需要多個系統(tǒng)的高效集成來實現(xiàn)，不同異構(gòu)的系統(tǒng)之間將需要進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)交換。通過運(yùn)用 RFID 中間件技術(shù)搭建的系統(tǒng)集成平臺除了能解決不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口問題，同時也可對各個終端設(shè)備的讀寫操作進(jìn)行控制。 建設(shè)檔案館 RFID智能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件，實現(xiàn)檔案流通管理及館藏管理；檔案館 RFID智能檔案管理系統(tǒng)的各個設(shè)備終端均需要有相對應(yīng)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)得支持來實現(xiàn)比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)應(yīng)用流程。RFID 終端設(shè)備以及應(yīng)用軟件系統(tǒng)將完成檔案調(diào)撥功能(借閱歸還)，并需要實現(xiàn)智能標(biāo)簽初始化、智能安全檢測系統(tǒng)以及檔案查找、順架以及館藏盤點等功能。